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浙江会计网:财政部公布新《会计档案管理办法》
2016-01-09 15:34:39   来源:   评论:0 点击:

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 浙江会计网:财政部公布新《会计档案管理办法》
 
(省外)财政部公布新《会计档案管理办法》
  
  发布日期:2016-01-07        信息来源:
  
  为规范会计档案管理工作,提高会计档案现代化管理水平,财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号,以下简称原《管理办法》)进行了修订,以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》(以下简称新《管理办法》),将于2016年1月1日起施行。
  
  新《管理办法》共31条,与原《管理办法》相比,主要作了以下调整:一是完善了会计档案的定义和范围。二是增加并明确了电子会计档案的管理要求。三是完善了会计档案的销毁程序。四是调整了会计档案的定期保管期限,并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。五是完善会计档案利用的有关要求。六是明确了会计档案出境的有关要求。七是对不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位作出特别规定。
  
  完善会计档案的定义和范围
  
  新《管理办法》对会计档案盒电子会计档案分别作了界定,即单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。应当归档的会计资料的范围调整为:(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
  
  增加并明确电子会计档案的管理要求
  
  对电子会计档案的管理提出明确要求是此次修订的重点。新《管理办法》在会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面对电子会计档案均进行了相应规定,主要包括:一是将电子会计档案纳入了会计档案的范围,规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二是规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。三是要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定;特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。四是要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
  
  新《管理办法》提出了电子会计资料可仅以电子形式归档保存的条件,具体包括如下要求:一是形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;四是采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;五是建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案;七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。
  
  完善会计档案的销毁程序和具体要求
  
  新《管理办法》增加了鉴定销毁环节,要求“单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。”
  
  为了提高行政管理绩效,真正发挥单位内部监督作用,新《管理办法》删除了财政部门、审计部门派员监销的规定,同时进一步明确了单位内部组织监销的有关要求,即“单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。”
  
  调整会计档案的定期保管期限,延长会计档案向单位档案管理机构移交的期限
  
  新《管理办法》将会计档案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类。将原保管期限为3年、5年、10年的会计档案统一规定保管期限为10年,将保管期限为15年、25年的会计档案统一规定保管期限为30年。其中会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限已延长至30年,其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年。
  
  此外,由于理论界对会计档案的形成时间存在争议,为防止实践中出现混乱,新《管理办法》规定,“各种会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起”。在档案移交时限上规定,“当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意,单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。”
  
  完善会计档案利用的有关要求
  
  实际工作中,业务主管部门检查、国家审计部门审计或司法工作中,往往会借用会计档案,新《管理办法》允许对外借出会计档案,但“确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续”。
  
  明确会计档案出境的有关要求
  
  原《管理办法》规定“我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。”1999年经国务院批准,国家档案局发布的《中华人民共和国档案法实施办法》规定档案出境实行分级审批制度。据此,新《管理办法》将原《管理办法》有关规定修改为“单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行”。
  
  对不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位作出特别规定
  
  针对小微企业等不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位以及应当依法建账的个体工商户,新《管理办法》规定,“其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行”。明确了代理记账中涉及的会计档案管理问题,规定“单位委托中介机构代理记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及相应责任”。
 
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